Co możesz zrobić pracodawca, gdy pracownik odmawia włączenia kamerki podczas spotkań online, powołując się na RODO i ochronę wizerunku?

Dla wielu organizacji praca zdalna stała się istotnym elementem funkcjonowania, zwłaszcza po pandemii oraz po jej uregulowaniu w Kodeksie pracy. Wraz z pracą zdalną pojawiły się liczne pytania o ochronę danych osobowych pracowników, w tym ochronę wizerunku podczas spotkań organizowanych formie wideokonferencji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu opierając się na krótkim case study.

Case study: odmowa włączenia kamerki przez pracownika podczas spotkania online

Tło sprawy: Organizacja „X” zatrudnia pracowników wykonujących pracę zdalnie. Menedżer zespołu organizacji, na polecenie zarządu organizacji wprowadził obowiązek włączania przez pracowników kamerki podczas wszystkich spotkań, zarówno wewnętrznych jak i z klientami.

Jeden z pracowników, stale odmawia włączenia kamerki, powołując się na przepisy RODO, prawo do ochrony wizerunku prawo oraz prawo do ochrony prywatności.

Argumentem pracodawcy za włączaniem kamerki przez pracowników jest m.in.: konieczność aktywnego uczestnictwa w spotkaniu, potrzeba komunikacji wizualnej w celu budowania relacji w zespole oraz uprawnienie pracodawcy do kontroli wykonywania poleceń służbowych.

Problem: czy pracownik może odmówić pracodawcy włączenia kamerki podczas spotkań online? Odpowiedź: To zależy!

• w wielu przypadkach tak – w szczególnie jeśli spotkania online nie zostały uregulowane u Pracodawcy wewnętrznymi aktami (np. w regulaminie), a obowiązki służbowe nie wymagają kontaktów wizualnych.
• jednakże, z drugiej strony pracodawca ma prawo nadzorować pracę pracownika, wydawać polecenia, weryfikować zdolność pracownika do świadczenia pracy lub miejsce z którego pracownik świadczy pracę. Ponadto, często włączenie kamerki jest uzasadnione relacją zawodową czy wymaganiami klienta.

Dlatego w niniejszym artykule przyjrzymy się temu zagadnieniu z punktu widzenia przepisów, ale również praktycznych rozwiązań dla pracodawców.

Wizerunek pracownika to dana osobowa

Zgodnie z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) wizerunek osoby fizycznej jest uznawany za daną osobową, jeśli pozwala zidentyfikować konkretną osobę.

Ponadto, zgodnie z art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Wideokonferencja to co innego niż nagrywanie spotkania online

Warto zaznaczyć, że włączona kamerka pracownika podczas spotkania online (np. daily) różni się pod względem prawnym od nagrywania takiego spotkania przez pracodawcę. Zasadniczo włączenie kamerki podczas spotkania online służy bieżącej komunikacji i nie wiąże się z utrwalaniem obrazu czy dźwięku, dlatego nie jest uznawane za formę monitoringu ani nie podlega szczególnym regulacjom prawnym. Z kolei nagrywanie spotkania przez pracodawcę (czy to na potrzeby wewnętrzne czy zewnętrzne) oznacza przetwarzanie danych osobowych (wizerunku, ale także i głosu), co podlega przepisom RODO oraz Kodeksu pracy. Takie działanie wymaga wskazania pracownikowi jasnego celu i podstawy prawnej.

Jednakże, pracownik może odmówić włączenia kamery podczas spotkań online, o ile nie ma wyraźnych postanowień w regulaminie pracy lub jego obowiązki nie wymagają stałego kontaktu wizualnego. 

Co z argumentem pracownika dotyczącym prawa do prywatności domowników?

Warto podkreślić, że zgodnie z art.  67¹⁹ §  3 Kodeksu pracy pracownik chcą wykonywać pracę zdalną ma obowiązek złożenia pracodawcy oświadczenia, iż dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi do jej wykonywania. Oświadczenie pracownika o posiadaniu takich warunków powinno obejmować nie tylko aspekty techniczne, ale także gwarancję poszanowania dóbr osobistych – zarówno jego własnych, jak i osób trzecich, czyli także domowników.

Kontrargumentem może być to, że większość komunikatorów (np. MS Teams, Zoom) oferuje funkcje rozmycia tła lub ustawienia tapety, co znacząco zmniejsza ryzyko naruszenia prywatności.

Co może zrobić pracodawca, aby móc legalnie przetwarzać wizerunek pracownika?

Aby pracodawca mógł przetwarzać wizerunek pracownika zgodnie z prawem, musi powołać się na przynajmniej jedną z poniższych przesłanek wynikających z RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – jeśli przetwarzanie wizerunku pracownika przez pracodawcę jest niezbędne do realizacji obowiązków pracowniczych.
• Uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – jeśli interes pracodawcy jest nadrzędny nad prawami i wolnościami pracownika, np.: nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych, czy ocena zdolności pracownika do wykonywania pracy lub miejsca jego wykonywania (np. w sytuacji, gdy zachodzi przypuszczenie, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu, lub gdy wbrew twierdzeniom pracownik wykonuje prace w innym miejscu niż ustalone z pracodawcą).
• Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w szczególności jeśli użycie kamerki przez pracownika nie jest niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych, gdy nie innej podstawy przetwarzania lub gdy na przykład jest to związane z rozpowszechnieniem wizerunku pracownika. Przy czym należy zaznaczyć, że zgoda pracownika musi być dobrowolna, świadoma i możliwa do wycofania bez negatywnych konsekwencji.
  
  

Co może zrobić pracodawca, gdy pracownicy odmawiają włączania kamerek podczas spotkań służbowych online, powołując się na ochronę wizerunku?

• W pierwszej kolejności pracodawca powinien zidentyfikować cel użycia kamerki przez pracownika – należy upewnić się, że wymóg włączania kamerki jest uzasadniony konkretnym celem oraz zgodny z zasadą proporcjonalności.
• Następnie należy wyjaśnić pracownikowi cel i podstawę prawną przetwarzania jego wizerunku
• Uregulowanie wideospotkań w aktach wewnętrznych organizacji – należy jasno określić, kiedy używanie kamerek podczas spotkań online jest obowiązkowe. Odpowiednimi aktami wewnętrznymi na wprowadzenie takich postanowień są:
  • regulaminy pracy zdalnej,
  • polityki pracy zdalnej,
  • indywidualne porozumienia z pracownikami.
• Wprowadzenie obowiązku używania przez pracowników tapety z firmowym logo  – pozwoli to na wyeliminowanie argumentów pracowników dotyczących naruszenia prywatności.
• Jeśli używanie kamerki podczas spotkań online na jakiś stanowisku jest niezbędne do wykonywania obowiązków, należy uwzględnić tę kwestię w umowie z pracownikiem.

Autor: aplikant radcowski Maria Chmielewska, Kancelaria RBR, 30.07.2025r.